Was ist Access Governance? Bedeutung, Herausforderungen und Best Practices im Überblick
Was ist Access Governance?
Bedeutung und Abgrenzung zu Identity and Access Management (IAM)
Access Governance umfasst alle Prozesse, Richtlinien und Technologien, die sicherstellen, dass interne und externe Mitarbeitende sowie Kunden genau die Zugriffsrechte erhalten, die sie benötigen – nicht mehr und nicht weniger. Ziel ist es, unautorisierte Zugriffe zu verhindern, Risiken zu minimieren und die Nachvollziehbarkeit aller Berechtigungen zu erhöhen.
Im Gegensatz zum klassischen Identity and Access Management (IAM), das sich auf die technische Bereitstellung von Zugriffsrechten konzentriert, beantwortet Access Governance die Fragen:
- Warum erhält jemand Zugriff?
- Wer genau?
- Und wie lange?
Unternehmen müssen jederzeit belegen können, wer wann auf welche Ressourcen zugegriffen hat – sei es für interne Sicherheitsrichtlinien oder externe Prüfungen im Rahmen der Access Governance.
Risiken durch fehlende Access Governance
Fehlt ein durchdachtes Access Governance Konzept, drohen nicht nur Sicherheitslücken, sondern auch erhebliche Probleme bei Audits oder im Schadensfall. Gleichzeitig ermöglicht eine gut etablierte Access Governance klare Rollenmodelle, automatisierte Prozesse und reduziert den Aufwand in der Benutzerverwaltung – das steigert die Effizienz und entlastet die IT.
5 Gründe warum Access Governance wichtig ist
Access Governance ist kein technisches Randthema, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmenssicherheit. Wer den Überblick über Zugriffsrechte verliert, riskiert Sicherheitsvorfälle, Datenschutzverstösse und Compliance-Probleme.
1. Sicherheitsrisiken durch unkontrollierte Zugriffe
Viele Unternehmen haben mit sogenannten «verwaisten Konten» zu kämpfen. Das sind Benutzerkonten, die weiterhin bestehen, obwohl die zugehörige Person das Unternehmen längst verlassen hat oder das Konto seit längerer Zeit nicht mehr nutzt. Auch doppelte Rollen oder unübersichtliche Rechtehäufungen (Überberechtigung) sind typische Schwachstellen im Zugriffsmanagement.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein ehemaliger Mitarbeiter hatte nach seinem Austritt über Monate hinweg Zugriff auf interne Systeme inklusive sensibler Kundendaten. Der Vorfall wurde zufällig entdeckt – ein potenzieller Gau für Datenschutz und Unternehmensreputation.
Mit dem zunehmenden Einsatz von SaaS-Diensten ausserhalb der eigenen Infrastruktur gewinnt konsequentes Berechtigungs- und Offboarding-Management zusätzlich an Bedeutung. Cloudbasierte Anwendungen werden oft unabhängig von interner IT genutzt – was das Risiko unerkannt fortbestehender Berechtigungen ehemaliger Mitarbeitenden deutlich erhöht.
Ein sauber implementiertes Access Governance hilft, solche Risiken frühzeitig zu erkennen und gezielt zu vermeiden.
2. Compliance-Anforderungen und regulatorische Sicherheit
Regulatorische Vorgaben wie das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), die DSGVO, ISO 27001, BAIT oder SOX verlangen, dass Zugriffsrechte regelmässig überprüft, dokumentiert und bei Bedarf entzogen werden. Eine strukturierte Access Governance ist oft die einzige praktikable Lösung, um diese Anforderungen effizient und revisionssicher umzusetzen – insbesondere in stark regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen oder Industrie.
Auditoren – national wie international – erwarten lückenlose Nachweise:
- Wer hat auf welche Daten Zugriff?
- Warum wurde dieser Zugriff gewährt?
- Wer hat die Freigabe erteilt?
- Wie häufig werden die Zugriffsrechte überprüft?
Ohne automatisierte Governance-Mechanismen geraten Unternehmen schnell unter Druck – besonders bei unangekündigten Audits oder Sicherheitsvorfällen.
3. Effizienz und Transparenz in der IT
Access Governance steigert nicht nur die Sicherheit und Compliance, sondern bringt auch spürbare Effizienzgewinne in der IT. Zentrale Rollenmodelle und automatisierte Prozesse ermöglichen:
- die schnelle und regelkonforme Einbindung neuer Benutzer – zum Beispiel über Role-Based Access Control (RBAC),
- die Reduktion manueller Freigaben,
- die gezielte Vermeidung von Fehl- und Überberechtigungen.
Das entlastet die IT-Abteilung, automatisiert Routinetätigkeiten und schafft Raum für strategische Aufgaben. Gleichzeitig erhalten Fachbereiche mehr Verantwortung für ihre eigenen Zugriffsrechte – ohne die Sicherheit zu gefährden. Das verbessert die Zusammenarbeit zwischen IT und Business.
Gerade in dezentral organisierten Unternehmen, wie sie in der Schweiz häufig anzutreffen sind, sorgt eine einheitliche Access Governance für Transparenz – auch über Sprach- und Landesgrenzen hinweg. Bei internationaler Zusammenarbeit mit Niederlassungen, Partnern oder Kunden wird nachvollziehbares Zugriffsmanagement zum Wettbewerbsvorteil.
So unterstützt Access Governance nicht nur die Sicherheit, sondern auch Agilität und Skalierbarkeit – entscheidende Faktoren in einem Umfeld mit wachsender Regulierung, steigender Cyberbedrohung und zunehmendem Fachkräftemangel.
4. Kontrolle über externe Identitäten durch Fachbereiche
Ein zentraler Bestandteil moderner Access Governance Strategien ist der kontrollierte Umgang mit externen Identitäten – etwa von Partnern, Lieferanten oder temporären Mitarbeitenden. Diese stellen ein erhöhtes Sicherheitsrisiko dar, da sie oft nicht über interne HR-Prozesse erfasst oder verwaltet werden.
Deshalb sollten Fachbereiche selbst in der Lage sein, Konten für externe Personen anzulegen, zu verwalten und bei Bedarf zu deaktivieren – innerhalb definierter Prozesse und Richtlinien. Sie kennen den tatsächlichen Bedarf und die berechtigten Zugriffsrechte am besten.
Zur Sicherstellung aktueller und angemessener Berechtigungen wird ein regelmässiger Rezertifizierungsprozess eingeführt. Fachverantwortliche bestätigen dabei in festen Intervallen (z. B. alle 6 oder 12 Monate):
- ob die externe Identität weiterhin benötigt wird,
- ob die zugewiesenen Rechte korrekt sind,
- ob veraltete oder überflüssige Konten bestehen.
Diese dezentrale Steuerung stärkt die Sicherheit, reduziert unkontrollierte Zugriffe und entlastet gleichzeitig die zentrale IT. Gleichzeitig unterstützt sie die Compliance durch klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Kontrollen im Sinne einer umfassenden Access Governance.
5. Lizenzkosten senken durch gezieltes Berechtigungsmanagement
Ein weiterer Vorteil von Access Governance liegt im Kostenmanagement. Besonders bei SaaS-Lösungen wie Microsoft 365 entstehen schnell hohe Lizenzkosten – vor allem, wenn Berechtigungen unkontrolliert und ohne tatsächlichen Bedarf vergeben werden.
Ein typisches Beispiel aus der Praxis:
In grossen Unternehmen erhalten Mitarbeitende oft automatisch umfangreiche M365-Lizenzen – unabhängig davon, ob sie Tools wie Teams, SharePoint oder Exchange aktiv nutzen. Eine regelmässige und strukturierte Überprüfung der Zugriffsrechte hilft, unnötige Lizenzzuweisungen zu erkennen und zu vermeiden.
So lassen sich die gleichzeitig vergebenen Lizenzen deutlich reduzieren. Das spart Kosten – ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil, besonders in grossen Organisationen mit vielen cloudbasierten Anwendungen. Access Governance wird damit auch zum Instrument effizienter Lizenznutzung.
4 Zentrale Bausteine einer Access Governance Lösung
Eine wirksame Access Governance basiert auf verschiedenen Komponenten, die gemeinsam eine transparente, automatisierte und sichere Verwaltung von Zugriffsrechten ermöglichen.
1. Rollen- und Rechtemanagement (Role-Based Access Control)
Ein zentrales Element jeder Access Governance Lösung ist das Rollen- und Rechtemanagement. Dabei gilt: Jede Person und ihre digitale Identität erhält nur die Zugriffsrechte, die für die jeweilige Aufgabe notwendig sind. Das erfordert eine klar definierte Rollenstruktur, die regelmässig überprüft wird.
In der Praxis bedeutet das:
Ein Vertriebsmitarbeiter darf auf Kundendaten zugreifen, nicht aber auf interne Finanzberichte. Umgekehrt benötigt eine Führungskraft aus dem Controlling Zugriff auf Finanzsysteme, nicht aber auf Marketingdaten.
Die technische Umsetzung erfolgt meist über Role-Based Access Control (RBAC): Benutzer werden vordefinierten Rollen zugewiesen, die wiederum mit den passenden Rechten verknüpft sind.
2. Regelbasierte Provisionierung
Durch den Einsatz regelbasierter Provisionierung lassen sich Zugriffsrechte effizient und standardisiert vergeben. Statt manuelle Freigaben zu koordinieren, greifen vordefinierte Regeln und automatisierte Workflows, die auf Rolle, Funktion oder organisatorischem Kontext basieren.
Das reduziert den Aufwand erheblich, senkt die Fehleranfälligkeit und stellt sicher, dass Berechtigungen jederzeit nachvollziehbar und regelkonform vergeben werden.
3. Rezertifizierungsprozesse und SoD-Regelwerke
Die regelmässige Überprüfung von Zugriffsrechten ist ein zentraler Bestandteil jeder Access Governance Strategie. Durch sogenannte Rezertifizierungen – auch «Zugriffsüberprüfungen» genannt – wird sichergestellt, dass Benutzer nur die Rechte behalten, die sie aktuell benötigen.
Diese Prüfungen erfolgen meist in festen Intervallen, zum Beispiel quartalsweise oder jährlich, und werden durch automatisierte Workflows unterstützt. Zuständige Vorgesetzte oder Datenverantwortliche prüfen dabei alle bestehenden Berechtigungen und beantworten die zentrale Frage: Wird dieser Zugriff noch benötigt?
Dabei endet eine ganzheitliche Access Governance nicht bei der Zuweisung. Auch die Berechtigungsobjekte selbst – wie Business- oder technische Rollen – sollten regelmässig überprüft werden. Besonders bei Businessrollen empfiehlt es sich, die enthaltenen Einzelberechtigungen zu validieren:
- Entspricht die Rolle noch dem aktuellen Tätigkeitsprofil?
- Enthält sie kritische Rechte, die nicht mehr benötigt werden?
Ein weiterer wichtiger Aspekt: SoD-Regeln (Segregation of Duties). Sie sorgen dafür, dass kritische Aufgaben nicht von einer einzelnen Person allein durchgeführt werden können. Auch hier sind regelmässige Prüfungen erforderlich:
- Sind die Regeln noch aktuell?
- Wurden bestehende Verstösse (SoD-Exceptions) korrekt dokumentiert – inklusive Genehmigung und Ablaufdatum?
Nur durch die konsequente Überprüfung aller Ebenen – Zugriffszuweisungen, Rolleninhalte, Berechtigungsobjekte und SoD-Regeln entfaltet Access Governance ihr volles Potenzial als Sicherheits- und Compliance-Werkzeug.
4. Audit und Reporting für volle Transparenz
Ein zentraler Bestandteil jeder Access Governance ist die Fähigkeit, Zugriffe lückenlos zu protokollieren und aussagekräftige Berichte zu erstellen. Diese Audit- und Reporting-Funktionen dienen sowohl der internen Kontrolle als auch der externen Prüfung durch Auditoren und Regulierungsbehörden.
In der Praxis bedeutet das:
Jeder Zugriff auf ein System wird automatisch erfasst – inklusive Benutzername, Datum, Uhrzeit, Zugriffsebene und Art des Zugriffs. Diese Protokolle ermöglichen es, im Ernstfall schnell zu rekonstruieren, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
Herausforderungen bei der Einführung von Access Governance
Die Einführung einer umfassenden Access Governance Lösung bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Viele Unternehmen arbeiten mit gewachsenen Systemlandschaften und Prozessen, die nicht für moderne Sicherheitsanforderungen ausgelegt sind.
Typische Stolpersteine sind:
- technische Altlasten in Form von Legacy-Systemen
- unklare Rollenmodelle und Berechtigungsdefinitionen
- fehlende Zuständigkeiten zwischen IT und Fachbereichen
Integration in bestehende Systemlandschaften (Legacy-Systeme)
Viele Unternehmen besitzen seit Jahren Systeme, die nicht von vornherein auf moderne Sicherheitskonzepte ausgelegt wurden. Diese Legacy-Systeme können Schwierigkeiten verursachen:
- Inkompatible Schnittstellen: Oft fehlt es an einheitlichen Schnittstellen, um Rechte aus verschiedenen Systemen zentral zu verwalten.
- Manuelle Prozesse: Viele alte Systeme basieren noch auf papierbasierten oder manuellen Genehmigungsprozessen, die schwer zu automatisieren sind.
Möglicher Lösungsansatz:
Eine schrittweise Modernisierung sowie der Einsatz von Middleware-Lösungen können helfen, die unterschiedlichen Systeme miteinander zu verknüpfen. Eine klare Roadmap und Priorisierung der Systeme bieten eine solide Grundlage, um den Wandel effizient zu gestalten und Access Governance langfristig zu etablieren.
Mangel an klaren Rollenmodellen und Rechtestrukturen
Die Einführung einer Access Governance Lösung erfordert ein präzises Rollen- und Berechtigungsmodell. Häufig besteht jedoch Unsicherheit darüber, welche Rechte tatsächlich benötigt werden:
- Unscharfe Rollendefinitionen: Wenn Rollen nicht eindeutig definiert sind, werden zu viele oder zu wenige Berechtigungen vergeben.
- Intransparente Berechtigungsobjekte: Auch die Inhalte der definierten Rollen können veraltet oder unvollständig sein.
Möglicher Lösungsansatz:
Eine erste Bestandsaufnahme der bestehenden Rollen und Zugriffsrechte ist unerlässlich. Workshops mit den Fachabteilungen helfen dabei, die praktischen Anforderungen zu erfassen und zu verfeinern. Die regelmässige Rezertifizierung, wie bereits beschrieben, sorgt anschliessend dafür, dass diese Rollen auch dauerhaft aktuell bleiben.
Fachbereichsintegration und Verantwortungsteilung
Eine Access Governance Lösung erfordert die enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen. Dabei stellt sich oft die zentrale Frage: Wer trägt die Verantwortung für die Vergabe und Überprüfung von Zugriffsrechten?
Typische Herausforderungen in der Praxis:
- Klare Zuständigkeiten fehlen: Ohne eindeutig definierte Verantwortlichkeiten geraten Berechtigungsprozesse ins Stocken oder werden aufgeschoben.
- Widerstand gegen Veränderungen: Fachbereiche zeigen sich mitunter zurückhaltend, wenn es darum geht, gewohnte Prozesse zu hinterfragen oder neue Tools einzusetzen.
- Überlastung der Mitarbeitenden: In vielen Fällen fehlt die Zeit, sich zusätzlich zur Tagesarbeit um komplexe Berechtigungsfragen zu kümmern, insbesondere ohne geeignete Tools oder klare Prozesse.
Möglicher Lösungsansatz:
Ein gut geplanter Change-Management-Prozess ist entscheidend. Klare Rollenverteilungen, regelmässige Abstimmungen und gezielte Schulungen schaffen Akzeptanz und senken die Hürde für alle Beteiligten. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen macht deutlich: Access Governance ist kein reines IT-Projekt, sondern ein strategisches Thema für die gesamte Unternehmensführung.
Best Practices für erfolgreiche Access Governance
Die erfolgreiche Umsetzung einer Access-Governance-Lösung beruht auf bewährten Strategien und klar strukturierten Prozessen. Unternehmen, die diese Best-Practices anwenden, können Risiken minimieren, die Effizienz steigern und regulatorische Anforderungen zuverlässig erfüllen.
Schrittweise Umsetzung
Pilotprojekte als Ausgangspunkt
Beginne mit einem Pilotprojekt in einem begrenzten Anwendungsbereich, um erste Erkenntnisse und Erfolge zu erzielen. Das schafft Vertrauen im Unternehmen und erleichtert die spätere Skalierung.
Iterative Einführung statt Big-Bang
Setze auf einen schrittweisen Rollout statt eines vollständigen Big Bang. So lassen sich Änderungen frühzeitig testen und kontinuierlich verbessern.
Standardisierte Prozesse als Fundament
Dokumentiere alle Prozesse für Rollenzuweisung, Provisionierung und Rezertifizierung klar und einheitlich, um eine konsistente Umsetzung im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
Zusammenarbeit und Kommunikation
Interdisziplinäre Zusammenarbeit als Schlüssel
Binde IT-Verantwortliche und Fachbereichsexperten frühzeitig in den Implementierungsprozess ein, insbesondere auch Human Resources. Gemeinsame Workshops und regelmässige Meetings helfen, unterschiedliche Perspektiven zu integrieren und praxisnahe Lösungen zu entwickeln.
Klare Zuständigkeiten definieren
Lege für jede Rolle und jeden Prozessschritt eindeutig fest, wer verantwortlich ist. Klare Ansprechpartner für die Überprüfung und Genehmigung von Zugriffsrechten verhindern Verzögerungen und schaffen Verbindlichkeit.
Transparente Kommunikation fördern
Informiere alle betroffenen Bereiche rechtzeitig über Veränderungen. Wenn der Mehrwert und die Notwendigkeit der neuen Access Governance Lösung nachvollziehbar sind, steigt die Akzeptanz und mögliche Widerstände lassen sich frühzeitig abbauen.
Automatisierung und kontinuierliche Optimierung
Automatisierte Workflows als Effizienztreiber
Nutze moderne Tools und Technologien, um wiederkehrende Aufgaben wie Provisionierung, Rezertifizierung und Audit-Log-Überprüfung zu automatisieren. Das reduziert manuelle Fehler und macht Prozesse deutlich effizienter.
Regelmässige Überprüfungen etablieren
Setze auf kontinuierliche Kontrolle. Neben einzelnen Zugriffszuweisungen sollten auch Rolleninhalte, SoD-Regel-Ausnahmen in festen Intervallen – etwa quartalsweise oder jährlich – überprüft werden.
Feedbackschleifen zur Verbesserung nutzen
Schaffe Möglichkeiten für regelmässiges Feedback aus den Fachabteilungen und IT-Teams. So lassen sich praktische Erfahrungen direkt in die Weiterentwicklung der Access Governance Prozesse einbinden.
Ausgewählte Tools und Lösungen
Marktüberblick als Entscheidungsgrundlage
Führe vor der Auswahl einer Access Governance Lösung einen umfassenden Vergleich der verfügbaren Tools durch. Achten Sie auf Kriterien wie Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Landschaften, Automatisierungsgrad, Reporting-Funktionen und Skalierbarkeit.
Praxisorientierte Lösungen bevorzugen
Wähle Systeme, die nicht nur technisch überzeugen, sondern auch genügend Flexibilität bieten, um Prozesse im laufenden Betrieb anzupassen. So bleibst du anpassungsfähig – auch bei sich verändernden Anforderungen.
Schulungen und Support sicherstellen
Sorge für gezielte Schulungen und klare Supportstrukturen. Nur wenn die Nutzer das System verstehen und im Alltag anwenden können, wird die Lösung im Unternehmen langfristig akzeptiert und erfolgreich eingesetzt.
Mit ITSENSE zur nachhaltigen Access Governance
Die erfolgreiche Umsetzung einer ganzheitlichen Access Governance Strategie erfordert nicht nur fachliches Know-how und strukturierte Prozesse, sondern auch Technologien, die eine zentrale Verwaltung und Kontrolle von Zugriffsrechten ermöglichen. Genau hier kommt die ITSENSE AG ins Spiel.
Als etablierter Anbieter im Bereich Identity and Access Management (IAM) verfügt die ITSENSE über fundierte Erfahrung, die weit über die technische Lösung hinausgeht. Der praxisnahe Ansatz kombiniert Prozesse und Technologie zu einem abgestimmten Gesamtkonzept – individuell auf die Anforderungen von Unternehmen jeder Grösse zugeschnitten.
Mit der CoreOne Suite bietet ITSENSE eine leistungsstarke IAM Software, die den gesamten Lebenszyklus von Zugriffsrechten abbildet: von der automatisierten Provisionierung über die regelmässige Rezertifizierung bis hin zu detaillierten Audit- und Reporting-Funktionen.
Technologische Innovation, Branchenverständnis und Projekterfahrung machen ITSENSE zum verlässlichen Partner für Unternehmen, die ihre Access Governance sicher, effizient und zukunftsfähig gestalten möchten
Häufig gestellte Fragen
Access Governance umfasst alle Prozesse, Richtlinien und Systeme, mit denen Unternehmen Zugriffsrechte steuern und überwachen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Systeme und Daten erhalten – und das nachvollziehbar, regelkonform und effizient.
Wer Zugriffe nicht aktiv steuert, riskiert Sicherheitsvorfälle, Datenschutzverletzungen und Auditprobleme. Access Governance schafft Transparenz, reduziert Risiken und erfüllt regulatorische Anforderungen – etwa nach DSGVO, ISO 27001 oder revDSG.
IAM stellt die technischen Funktionen zur Benutzerverwaltung bereit. Access Governance legt fest, wer Zugriff erhält, warum und wie lange – inklusive Genehmigungen, Kontrollen und Dokumentation.
Ohne Access Governance bleiben verwaiste Konten, doppelte Rollen oder überhöhte Berechtigungen oft unentdeckt. Das erhöht die Angriffsfläche und gefährdet Datenschutz und Compliance – vor allem bei externen Prüfungen oder Sicherheitsvorfällen.
Zentrale Bestandteile sind: Rollen- und Rechtemanagement, regelbasierte Provisionierung, Rezertifizierungen sowie Audit- und Reporting-Funktionen. Diese Komponenten sorgen gemeinsam für eine sichere, automatisierte und nachvollziehbare Verwaltung von Zugriffsrechten.
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